회사에서 업무 못지 않게 중요한 부분은 바로 "경비 처리"입니다. 다만 경비를 계산할 때 항목별로 정리를 하려면 복잡한 부분들이 있을 수 있는데 엑셀 "부분합" 기능을 활용하면 쉽게 계산할 수 있습니다.
엑셀 부분합이란
부분합은 데이터 표에서 특정 항목을 기준으로 그룹화해서 합계, 개수, 평균 등을 손 쉽게 구할 수 있는 기능입니다. 엑셀을 잘 사용하는 분들이시라면 한번쯤은 들어보셨을 겁니다.
엑셀 부분합 예제
일반적인 회사의 경우 점심 식대가 5,000원 ~ 6,000원 정도 지원되는데 식당별로, 사용한 금액에서 지원되는 식대 제외하고, 얼만큼 비용처리를 해야하고, 얼만큼 개인부담을 해야하는지 부분합을 이용해서 쉽게 계산해보겠습니다. 먼저 간단한 예제표를 만들어봤습니다. 이 예제표에서 2가지 항목을 기준으로 부분합을 계산해볼텐데요, 첫번째는 식당, 두번째는 이름입니다.
본인부담금액 구하는 함수
H3셀의 수식을 보시면 =IF(F3-G3 > 0, F3-G3, "0") 이라고 되어 있습니다. 결제금액 - 지원금액의 값이 0보다 큰 경우에는 해당 값을 넣고, 그렇지 않은 경우에는 0을 넣으라는 뜻입니다. 예를 들어 1만원을 주고 짜장면을 사먹었는데 회사 식대 지원비가 6천원이면 차액인 4천원은 본인부담금액이 되겠죠? 즉, 결제금액과 지원금액의 차액이 있는 경우에는 본인부담금액이 표시되고, 그렇지 않은 경우에는 0원으로 표시됩니다.
데이터 정렬하기
부분합을 적용하기 전에 가장 중요한 부분은 바로 "정렬"입니다. 부분합을 적용할 항목을 먼저 정렬해주는 과정이 필요합니다. 표에 있는 아무 셀이나 하나를 클릭한 뒤 상단 메뉴에 있는 데이터 탭에서 정렬을 클릭해주시면 정렬 창이 나타납니다. 여기에서 정렬 기준을 우리가 원하는 항목으로 변경해주시면 됩니다. 지금 예제에서는 "식당" 또는 "이름"이 되겠네요.
식당 기준으로 부분합 계산하기
먼저 식당을 기준으로 데이터를 정렬합니다. 상단 메뉴에 있는 데이터 탭에서 부분합을 클릭합니다. 부분합 창이 새로 뜨면 그룹화할 항목을 먼저 선택합니다. "식당"을 기준으로 부분합을 계산하기로 했으니 식당을 선택합니다. 우리가 구하려는 값은 합계이므로 사용할 함수는 합계를 선택합니다. 회사 경비처리를 위해서 실제로 식당에 지불한 결제금액과 회사의 지원금액을 제외한 본인부담금액의 부분합을 구해보겠습니다. 마지막으로 확인 버튼을 클릭하시면 아래 화면 분홍칸처럼 식당별 결제금액과 본인부담금액의 부분합이 계산되었음을 확인하실 수 있습니다.
- 그룹화할 항목 : 식당
- 사용할 함수 : 합계
- 부분합 계산 항목 : 결제금액, 본인부담금액
이름 기준으로 부분합 계산하기
이번에는 이름을 기준으로 데이터를 정렬합니다. 상단 메뉴에 있는 데이터 탭에서 부분합을 클릭합니다. 부분합 창이 새로 뜨면 그룹화할 항목을 먼저 선택합니다. "이름"을 기준으로 부분합을 계산하기로 했으니 이름을 선택합니다. 우리가 구하려는 값은 합계이므로 사용할 함수는 합계를 선택합니다. 회사 경비처리를 위해서 실제로 식당에 지불한 결제금액과 회사의 지원금액을 제외한 본인부담금액의 부분합을 구해보겠습니다. 마지막으로 확인 버튼을 클릭하시면 아래 화면 분홍칸처럼 직원 이름별 결제금액과 본인부담금액의 부분합이 계산되었음을 확인하실 수 있습니다.
- 그룹화할 항목 : 이름
- 사용할 함수 : 합계
- 부분합 계산 항목 : 결제금액, 본인부담금액
이렇게 부분합 기능을 사용하면 회사로 청구하는 점심 식대 경비도 손쉽게 계산할 수 있습니다. 식당별로 총 결제금액과 본인부담금액을 구하면 총 결제금액 - 본인부담금액을 경비로 청구할 수 있고, 이름별로 총 결제금액과 본인부담금액을 구해서 각 직원별로 본인부담금을 청구하기도 쉽겠죠? 엑셀을 안다는 것은 그만큼 업루를 효율적으로 처리할 수 있다는 것을 의미합니다. 부분합을 통해서 경비 처리도 쉽게 하고 회사에서 받을 돈은 받을 수 있으시길 바랍니다 :)
